Jede Führungskraft muss im beruflichem Alltag eine Unzahl an Entscheidungen treffen. Die Begriffe Effektivität und Effizienz sowie wichtig und dringend werden dabei sprachlich oft in einen Topf geschmissen. Was sie genau bedeuten und wie ich mich als Führungskraft für den richtigen Weg entscheide, können Sie hier in diesem Beitrag nachlesen.
Zunächst einige Begriffsdefinitionen, damit wir alle das gleiche Bild im Kopf haben:
Effizienz bedeutet Tüchtigkeit.
Was zu tun ist, soll möglichst schnell erledigt werden.
Effektivität bedeutet Wirksamkeit.
Es geht darum, das Richtige zu tun.
Wichtig
Es geht um die Bedeutung für mich, mein Umfeld, das Unternehmen. Also, was bedeutet eine Erledigung für die Weiterentwicklung.
Dringend
Es geht um die Schnelligkeit des benötigten Ergebnisses im Sinne der Zeit. Also, bis wann ist etwas zu erledigen.
Was bedeutet das für Sie als Führungskraft?
Als Führungskräfte müssen wir wirken, darum geht es ja in den Beljean Seminaren, denn „Management ist der Beruf der Wirksamkeit“. Daher ist unser Fokus als Führungskraft:
„Effektivität vor Effizienz“ oder „Wirksamkeit vor Tüchtigkeit“
Das bedeutet natürlich nicht, dass wir nicht auch tüchtig sein dürfen. Tüchtig sind wir gleichwohl häufig dann, wenn wir Routineaufgaben erledigen. Und da wir als Führungskräfte für und von Veränderung leben, gehören Routinen naturgemäß nicht wirklich zu unserem Aufgabengebiet, sondern sind idealerweise an Mitarbeiter zu delegieren, damit wir Zeit haben, Veränderungen anzustoßen. Denn als Führungskraft sollten wir am Unternehmen arbeiten und nicht im Unternehmen.
Kommen wir nun zu „wichtig“ und „dringend“.
Wenn wir einen Vorgang auf den Tisch bekommen, entscheiden wir zunächst, wie wichtig der Vorgang ist. Welche Bedeutung hat er für mich bzw. meine Zuständigkeit? Ist er wertvoll oder wertlos, wie nützlich ist er?
Wenn das entschieden ist, dann geht es um die Beurteilung der Dringlichkeit, also um die Frage, bis wann wir ein Ergebnis brauchen.
Wichtig ist nicht gleich dringend und dringend ist nicht gleich wichtig. Diese beiden Kriterien haben auch nichts miteinander zu tun und werden doch häufig in den gleichen Gedanken gepackt. Hier geht es um die Reihenfolge, in der Entscheidungen über die Handhabung zu treffen sind. Und da geht es eben genau erst um die Wichtigkeit und dann um die Dringlichkeit.
Sparen Sie Zeit in der Umsetzung
Um die richtige Abarbeitung eines Vorganges deutlich zu machen, haben wir im Download-Bereich einen Informationsfilter bereitgestellt, der die notwendigen Schritte und Konsequenzen in die richtige Reihenfolge bringt. Laden Sie sich diesen gern herunter und sparen Sie so die wichtigste Ressource, die als Führungskraft naturgemäß einer notorischen Knappheit unterliegt: Ihre Zeit.
Übrigens, Zeit lässt sich nicht managen, sie fließt. Was sich managen lässt, sind Sie. Und daher reden wir auch nicht von Zeitmanagement, sondern von Selbstmanagement. Das Gute daran ist, Sie sind selbst verantwortlich und können Gewohnheiten ändern, um mehr Zeit zu haben. Der Nachteil an der Geschichte ist, Sie sind selbstverantwortlich und müssen es selbst tun.
Ich wünsche Ihnen jedenfalls viel Erfolg beim effektiven Abarbeiten Ihrer dringenden Aufgaben.Ich freue mich, wenn Sie mir Ihre Erfahrungen und Meinung dazu mir per Mail oder über die sozialen Medien mitteilen.
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- #136 Warum ist die Delegation von Aufgaben für Führungskräfte und Mitarbeiter wichtig?
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- #131 Was sollte man als Führungskraft auf keinen Fall delegieren?
- #190 Was kann ich tun, wenn ich als Führungskraft nicht zu den Entscheidungen meines Unternehmens stehe?
Hier noch ein Zitat zum Thema Selbstmanagement von einem unserer Seminarteilnehmer:
Das Seminar hat mir sehr stark geholfen, meine Arbeit (Wichtiges) zu organisieren und auch in schwierigen Situationen die Menschen nicht außer Acht zu lassen. Ich habe erkannt, wieviel Zeit ich mit unwichtiger Arbeit blockiere und dass ich immer wirke.
Sebastian Goos, Leiter IT der Phoenix Mecano Power Quality GmbH & Co KG
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