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Auf welche organisatorischen Aspekte sollte ich bei einer Präsentation achten, um die Zuhörer für mich zu gewinnen und dafür zu sorgen, dass meine Wirkung nachhaltig in Erinnerung bleibt ? In diesem Impuls möchte ich einige Aspekte dazu auflisten, die für den Erfolg einer Präsentation wichtig sind.
Ich will mit meiner Präsentation die Menschen zum Ziel führen und für die Veränderung begeistern. Aber: ich habe unterschiedliche Motive, unterschiedliche Situationen und unterschiedliche Ausgangslagen auf der Seite meiner Zuhörer bzw. Zuschauer und all das gilt es einzufangen und abzudecken. Mit welcher veränderten Einstellung es uns gelingt, all das unter einen Hut zu bekommen, haben wir uns im letzten Beljean Impuls vor Augen geführt. (Wie Du mit der richtigen Einstellung gute Präsentationen halten kannst.)
Beachten Sie folgende Punkte:
- „Die Folien sind nicht der Spickzettel des Vortragenden.“
Kennen Sie das von Präsentationen, bei denen Sie Teilnehmer waren. Der Vortragende schaut ständig auf die Folien und liest diese schlimmstenfalls einfach nur vor. Grausam langweilig oder? Also, kennen Sie Ihre Folien und untermauern Sie Ihre Rede mit einige netten Bildchen. Diese bleiben eher im Kopf als Ihre Worte. Vermeiden Sie Unklarheiten, weil Sie zum Beispiel von 250 Mitarbeitern sprechen, auf der Folie (grad gestern kam ein Update vom Marketing) stehen aber 350 KollegInnen. Oder Sie haben noch 10 Mio Euro Umsatz im Kopf, jetzt stehen dort aber 12 Mio Euro. Vordergründig vielleicht egal, hintergründig bleibt beim Zuhörer im Kopf „der kennt seine eigenen Zahlen nicht, wie will er dann unsere Prozesse optimieren?“
- „Zu viel Animation vermeiden.“
Lassen Sie bitte nicht jeden Buchstaben einfliegen, weil PowerPoint das so schön kann. Animationen machen nur dann Sinn, wenn Prozessabläufe damit verdeutlicht werden sollen. Ich würde noch nicht einmal eine Liste von Punkten nacheinander einblenden, weil ich mich als Zuhörer immer frage, was als nächstes kommt und warum der Vortragende darüber entscheidet, was ich wann lesen darf. Ich lege die komplette Folie an die Wand und weiß, dass alle erstmal darüber lesen. Diese Zeit gebe ich und dann fange ich an, die einzelnen Punkte zu erläutern.
- „Zu viele Schriften auf einer Folie vermeiden.“
Nicht mehr als zwei Schriften, vielleicht noch fett und normal und dann muss es das sein. Alles andere läuft dann eher unter Bild als unter Text. Und Bilder aus lauter Buchstaben sind nicht wirklich schön. Das gleiche gilt für Schriftgrößen. Achten Sie auf Durchgängigkeit über alle Folien hinweg.
- „Zu viel Text auf einer Folie vermeiden.“
Da gehen die Ansichten durchaus auseinander, was mit „zu viel“ gemeint ist. Der für mich wichtige Punkt an der Stelle ist, dass die am weitesten weg sitzende Person noch klar und ohne Zuhilfenahme von optischen Hilfsmitteln wie Brille, Fernglas oder Vergrößerung durch das Handy den Inhalt noch deutlich lesen können muss.
- „Über das reden, was wir können und erzeugen möchten.“
Reden und Schreiben Sie NICHT, was Sie NICHT können. Unser Gehirn kennt das Wörtchen NICHT nicht. Es filtert diese Kleinigkeit heraus und behält damit das Gegenteil von dem, was wir erreichen wollten. Formulieren Sie also immer positiv. Hier ein Beispiel:
Schlecht
„Wenn Sie sich für uns entscheiden, dann haben Sie keine
- hohen Kosten mehr,
- keine Beschwerden mehr,
- keine Reibung mehr.“
Gut
„Mit einer Entscheidung für uns reduzieren Sie
- Ihren Aufwand
- das Beschwerdevolumen
- die Reibung entlang Ihrer Prozesse.“
- „Verwenden Sie möglichst viele Bilder.“
Bilder kann das Gehirn besser abspeichern als Worte. Nur achten Sie bitte darauf, dass Sie Bilder verwenden, die auch für Fachfremde eindeutig sind. Bildschirmausdrucke gehören sicher nicht dazu! Die verwirren nur.
- „Verwenden Sie die KRV-Sprache.“
Was ist die KRV-Sprache? Reden Sie so, dass Kinder, Rentner und Vorstände Sie verstehen. Lassen Sie Fachbegriffe weitestgehend weg und gerade das Denglische verwirrt nur.
Übrigens, was fällt Ihnen spontan ein, wenn ich „Bach“ sage?
- Der Komponist?
- Der Wald, Urlaub, Fisch, Natur, Erholung?
- Der Komiker Dirk Bach?
Ein Freund von mir (leidenschaftlicher Autofahrer) war neulich in den Alpenpässen unterwegs. Er kam aufgrund zu hoher Geschwindigkeit von der Straße ab und landete mit seinem Auto kopfüber in einem Bach. Er konnte sich befreien und hatte außer ein paar blauen Flecken und Prellungen keine ernsthaften Verletzungen. Können Sie sich vorstellen, dass er eine andere Assoziation hat, als eine der Vorgenannten? Wir können nicht wissen, welche Bilder wir mit Worten in den Köpfen unserer Gegenüber erzeugen. Umso wichtiger ist es jedoch, dass wir versuchen, möglichst gleiche Bilder durch Nachfragen und Abstimmung zu erzeugen. Dieses einfache Beispiel macht deutlich, wie schwer das ist. Wie schwer ist es dann aber, wenn wir nun auch noch mit Fachbegriffen um uns werfen?
- „Lichttechnik im Raum.“
Achten Sie grad bei größeren Präsentationen darauf, dass alle Anwesenden von allen Plätzen aus gut sehen können und organisieren Sie jemanden, der sich um die Lichttechnik kümmert. Stellen Sie sich folgendes vor: Ein Haustechniker erklärt Ihnen mal so eben nebenbei wie das Touchpanel dafür funktioniert. Sie drücken zu Beginn Ihrer Präsentation den vermeintlich richtigen Knopf und lösen (Makro) eine Kettenreaktion aus, die die Jalousien hochfährt, das Licht anmacht und den Feueralarm auslöst. An was werden sich Ihre Teilnehmer im Nachgang erinnern? Ist es das was Sie erreichen wollten?
- „Sorgen Sie für eine freie Bühne.“
Häufig präsentieren wir in Räumen, wo noch Notizen an Flipcharts oder Whiteboards hängen, die von letzten Veranstaltungen übrig geblieben sind.
Nun stellen Sie sich vor, Sie wollen eine Prozessoptimierung für 500.000 Euro verkaufen und auf dem Flipchart ist hergeleitet, wie 250 aktuelle Mitarbeiter das Unternehmen verlassen sollen. Während Sie also für Ihr Budget kämpfen, schauen die Anwesenden die ganze Zeit auf dieses Thema. Womit werden sie sich beschäftigen?
Fragen Sie also, ob Sie alte Notizen entfernen oder abdecken können, um von möglicherweise negativen Themen unbelastet zu sein.
- „Vorsicht beim Wechsel der Hardware.“
Früher war alles so schön einfach. Beamer an VGA bei 800 * 600 und alles war gut. Heute haben wir verschiedene Auflösungen und verschiedene Anschlüsse. Achten Sie also darauf, dass die Dinge zusammenpassen, wenn Sie fremde Hardware nutzen. Noch schlimmer wird es, wenn Sie spezielle Schriftfonds in Ihrer Präsentation haben und den Rechner wechseln, sodass der Fond nicht auf dem Zielrechner installiert ist. Es zerschießt Ihnen alle Formatierungen und Ihre Präsentation erzielt mit Sicherheit eine andere Wirkung, als Sie beabsichtigt haben.
- „Schalten Sie das Internet ab“
Sie präsentieren und unten rechts kommt kurz eine Email rein mit „wann kommst du heute nach Hause Schatz – ich freu mich auf dich und warte schon“. Das ist vielleicht noch witzig. Ernst wird es, wenn folgender Text aufleuchtet „Ich kündige hiermit die Zusammenarbeit, weil die Bearbeitung der letzten Reklamation unterirdisch war“.
Mit selbst ist es mal passiert, dass sich während eines Seminares im Hotel ein komplettes Windows-Update installiert hat. Der Rechner war für 2 Stunden unbrauchbar. Er hatte sich unabsichtlich eingeloggt, weil ich am Abend zuvor gearbeitet hatte.
- „Nutzen Sie eine Fernbedienung.“
Machen Sie sich nicht abhängig vom Standort Ihres Rechners, sodass Sie immer wieder auf die Enter-Taste drücken müssen, um die nächste Folie erscheinen zu lassen. Es gibt für kleines Geld Fernbedienungen, die Ihnen körperliche Bewegungsfreiheit schenken, sodass Sie nicht immer „durch das Bild“ laufen müssen. Vorsicht aber mit dem Laserpointer, wenn Sie einen Bildschirm zur Wiedergabe haben, wird der Pointer nicht angezeigt.
Soweit 12 wertvolle organisatorische Punkte für eine wirkungsvolle und nachhaltige Präsentation. Es gibt weitere zahlreiche Fallstricke. Viele davon werden Sie kennen und daher führe ich sie hier nicht explizit auf. Allgemeine Tipps zu einer gelungenen freien Rede finden Sie in meinem Beitrag:
Kennen Sie die 6 Schritte zu einer erfolgreichen freien Rede?
Ich wünsche Ihnen jedenfalls viel Erfolg bei der Umsetzung.Ich freue mich, wenn Sie mir Ihre Erfahrungen und Meinung dazu mir per Mail oder über die sozialen Medien mitteilen.
Abschließend ein Zitat eines ehemaligen Seminarteilnehmers:
Ich habe sehr viel Neues dazu gelernt und werde dieses im Tagesgeschäft auf jeden Fall anwenden. Erste positive Erfolge konnte ich im Umgang mit meinen Kunden bereits erreichen, die ich so ohne das Seminar nicht erzielt hätte. Das Seminar hat mein Selbstvertrauen gestärkt und meine Vorstellung verändert. Es war das Beste, das ich bisher erleben durfte! Praxisnah, verständlich, sympathisch und sehr informativ.
Thorsten Timmreck, Verkaufsleiter Gastronomie, Hofbrauhaus Wolters GmbH, Braunschweig
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