Beljean Impulse

#137  6 Impulse für mehr Effizienz in Ihren Team-Besprechungen

[fa icon="calendar"] 30.08.2019 / von Mathias Heinrich

6 inspirierende Impulse, um Ihre Besprechungen im Team zum Erfolg zu führen.

(Bildquelle: Photo by Campaign Creators on Unsplash)

Es klingt mir immer wieder in den Ohren: „Nichts ist schlimmer, als den gesamten Tag in unnützen Meetings zu verbringen und davon haben wir einige und zwar jeden Tag!“ Dabei ist es gar nicht so schwer, die Ressourcen-Vergeudung in den Griff zu bekommen. Diese sechs Impulse helfen dabei, die Freude an der Kreativität in den Mittelpunkt zu stellen und das fördert die Motivation.

 

Überdenken Sie dabei folgende Themen:

 

1. Sinn der Besprechung an sich

Jede teilnehmende Person kostet das Unternehmen vielleicht 50 Euro die Stunde. Kommen 5 Personen zusammen, sind das 250 Euro in der Stunde.

  • In welcher Relation steht das zu erwartende Ergebnis zu den überschlägigen Kosten?
  • Welche Nachteile sind zu erwarten, wenn das Meeting per Emailverteiler oder Videokonferenz gemacht wird? Vielleicht ist das unbequemer aber schneller.

2. Sinn für die Teilnehmenden

Inwieweit sind wirklich alle Teilnehmer einer Besprechung nötig? Häufig reichen die Entscheider zu einem Thema. Sind Entscheidungen gefallen, dann kann die Arbeitsebene per Ergebnisprotokoll informiert werden.

 

3. Art der Vorbereitung

  • Wie viele Folien-Sätze wurden für Besprechungen schon erstellt und dann entweder nicht gezeigt oder als Spickzettel der vortragenden Person genutzt? 

  • Wofür muss eine Präsentation erstellt werden?

  • Wie groß ist der Aufwand der Erstellung und wie groß ist der wirkliche Nutzen?

  • Welche Ziele werden mit der Besprechung verfolgt bzw. in ihr erwartet? Sind die Ziele eindeutig in einer Agenda mit Zeitangabe pro Punkt an die Teilnehmenden kommuniziert?

  • Ein Schild an der Eingangstür mit der Aufschrift „Bist du genügend für dieses Meeting vorbereitet, damit wir schnell zu Ergebnissen kommen? Dann sei herzlich willkommen!“ kann Wunder bewirken.

  • Welche Informationen müssen vorab an die Teilnehmenden verteilt werden, damit alle „im gleichen Bild“ sitzen?

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4. Der Besprechungsraum

  • Welche Infrastruktur wird benötigt (Flipchart, Papier, Stifte, Beamer, Strom, Netzwerk, Intranet, Getränke, Snacks, Licht, Lüftung, Anzahl Stühle (oder Stehen!), Tische etc.)?
  • Ab wann steht der Raum zur Verfügung (Vorbereitung)?
  • Bis wann steht der Raum zur Verfügung (Anschluss – Besprechung)?

5. Meeting-Regeln, denen alle Teilnehmenden vor Beginn zustimmen sollten!

    1. Definition der Erwartungshaltung
      - Wird über den anstehenden Punkt diskutiert oder wird ein Ergebnis erwartet?
      - Sind die Teilnehmenden genügend vorbereitet?
      - Auf wieviel Minuten sollten Redebeiträge zeitlich begrenzt werden?
      - Wie viele Wiederholungen sollen zugelassen werden?

    2. Möglichst keine Elektronik auf dem Tisch
      Laptop, Smartphone oder Tablet sorgen immer für Ablenkung. Lassen Sie bestenfalls das Abfotografieren von Folien oder Flipcharts zu. Das Protokoll sollte eine Person führen und nicht jeder für sich. Damit sind maximal zwei Geräte aktiv: Protokollant und Redner. Diese Regel sollte für ALLE Teilnehmenden gelten. Führungskräfte sind ausdrücklich Vorbilder.

    3. Einhalten der Agenda inkl. Regenerationspausen
      Die für die Besprechung verantwortliche Person überwacht die Zeit und darf Beiträge zusammenfassen und abschließen, wenn die Agenda ausufert. Alle 90 bis 120 Minuten sollte eine Pause eingeplant werden, die so lange dauern sollte, bis alle „menschlichen Bedürfnisse“ inkl. dem „Füttern des Smartphones“ erledigt sind. Das erhöht den Fokus während der Besprechung

    4. Festhalten der Ergebnisse mit Timeline und Verantwortlichem
      Das Ergebnis sollte idealerweise in komprimierter Form aber inkl. Angabe nächster Schritte mit Verantwortlichkeit und Name tabellarisch festgehalten werden.

 

6. Meetingregeln für Fortgeschrittene:

Die rot/grüne Karte
Erstellen Sie für jeden Teilnehmer eine laminierte Karte – eine Seite ist rot, die andere ist grün. Zu Beginn eines Punktes werden alle Karten mit der grünen Seite sichtbar vor jedem Teilnehmer hingelegt. Wenn sich während der Besprechung die Gefühlslage einiger Teilnehmer verschlechtert, dann drehen diese die Karte auf Rot. Das signalisiert dem Vortragenden unmittelbar aber non-verbal, dass sich Unmut auftut.

Eine Regel kann z.B. sein, dass ein Vortrag unterbrochen wird, wenn 1/3 aller Karten rot sind.
 
Achtung: Für diese Methode bedarf es eines grundsätzlichen vertrauensvollen Umganges. Daher ist diese Methode in der Tat sehr wirkungsvoll, aber nur für Fortgeschrittene.

 

Ich freue mich, wenn Sie mir Ihre Erfahrungen und Meinung dazu per Mail oder über die sozialen Medien teilen.

 

Hier noch das passende Zitat eines Teilnehmers:
Dieses Seminar war anders als andere. Das hat, neben dem thematischen Inhalt, der sich sehr intensiv mit der Veränderung von Vorstellungen und Verhaltens-Grundmustern auseinander setzt, vor allem die ruhige, konzentrierte und stets differenzierte Herangehensweise von Herrn Heinrich elementar und hilfreich bewirkt und bereits während des Seminars zu Umstrukturierungen im eigenen Verhalten beigetragen. Mit diesem Seminar sind mir Denkanstöße mit auf den Weg gegeben worden, die mich in vielerlei Hinsicht weiterbringen werden.
Reinhard Plagens, Inhaber der SP - design Wirtschaftswerbung

 

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Topics: Führungskraft, Unternehmensführung, Mitarbeiterführung, Umgang mit Menschen

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